CSRD i ESRS w Polsce: nowy obowiązek dokumentacyjny, który dotknie firmy juz w 2027 roku

Nowy rozdzial w ustawie o rachunkowosci

6 grudnia 2024 roku Sejm przyjal ustawe wdrazajaca unijna dyrektywe CSRD do polskiego prawa. Najwazniejsza zmiana to nowy rozdzial 6c ustawy o rachunkowosci, zatytulowany Sprawozdawczosc zrownowazonego rozwoju, obejmujacy artykuly od 63p do 63zd. Od tego momentu wybrane firmy w Polsce muszą dolaczac do sprawozdania z działalności osobny raport ESG, sporzadzony według europejskich standardow ESRS, obejmujacy dane srodowiskowe, spoleczne i dotyczące ladu korporacyjnego.

To nie jest kolejny formularz do wypelnienia raz w roku. Sprawozdanie zrownowazonego rozwoju wymaga zebrania i udokumentowania danych z dziesiatkow zrodel: zuzycia energii i wody, emisji gazow cieplarnianych, struktury zatrudnienia, polityk antykorupcyjnych, relacji z dostawcami czy szkolen BHP. Kazda liczba w raporcie musi miec mozliwe do prześledzenia zrodlo, ponieważ caly dokument podlega niezaleznej weryfikacji przez bieglego rewidenta. Dla wielu dzialow finansowych bedzie to pierwszy raz, gdy dane spoza księgowości trafiają pod tak formalny nadzor audytowy.

Harmonogram: kto raportuje kiedy

Poczatkowo obowiązek mial objac kolejne grupy firm w szybkim tempie. Dyrektywa UE 2025/794, znana jako stop the clock, wdrozona do polskiego prawa ustawa z 9 lipca 2025 roku, przesunela terminy dla dwóch fal przedsiębiorstw o dwa lata. Duze jednostki, które nie raportowaly wczesniej na podstawie starych przepisów o danych niefinansowych, zaczna sporzadzac sprawozdanie zrownowazonego rozwoju za rok obrotowy 2027, ze zlozeniem raportu w 2028 roku. Male i srednie spolki notowane na rynkach regulowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym maja jeszcze więcej czasu, ponieważ ich obowiązek dotyczy dopiero roku obrotowego 2028, z raportem skladanym w 2029 roku. Dodatkowo ustawa z 27 lutego 2026 roku, ogloszona w Dzienniku Ustaw 13 marca 2026 roku, wprowadzila mozliwosc zwolnienia z obowiązku sporzadzania sprawozdawczosci zrownowazonego rozwoju za lata 2025 i 2026 dla części jednostek juz objętych przepisami. Efekt jest taki, ze wiele firm dzisiaj nie ma pewnosci, czy i kiedy dokładnie musi raportowac, co samo w sobie jest ryzykiem dla planowania budzetow i zasobów kadrowych na kolejne lata.

Kary za brak lub falszywe dane

Ustawa o rachunkowosci traktuje sprawozdawczosc zrownowazonego rozwoju rownie powaznie jak standardowe sprawozdania finansowe. Rozdzial 9 ustawy, dotyczacy odpowiedzialności karnej, przewiduje, ze osoba odpowiedzialna za niesporzadzenie sprawozdania, sporzadzenie go niezgodnie z przepisami lub zamieszczenie w nim nierzetelnych danych podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolnosci do dwóch lat. Działanie nieumyslne jest zagrozone grzywna albo kara ograniczenia wolnosci. To oznacza, ze braki w dokumentacji zrodlowej, które uniemozliwiaja rzetelne wykazanie danych ESG, moga przelozyc sie na odpowiedzialność karna osob zarzadzajacych, a nie tylko na sankcje administracyjne wobec samej spolki.

Dlaczego to problem dokumentacyjny, nie tylko księgowy

W większości firm dane potrzebne do raportu ESG leza rozproszone w dzialach, które nigdy wczesniej nie wspolpracowaly z ksiegowoscia: kadry, dzial srodowiskowy, zakupy, flota, BHP, dzial prawny. Każdy z tych dzialow generuje faktury, protokoly, certyfikaty, umowy z dostawcami i raporty wewnetrzne, które staja sie dowodem zrodlowym dla liczb w sprawozdaniu. Typowy zestaw dokumentów zrodlowych dla jednego raportu ESG obejmuje miedzy innymi:

• faktury za energie elektryczna, gaz i paliwo dla całej floty pojazdów
• umowy i ankiety od kluczowych dostawców dotyczące ich wlasnych emisji
• protokoly szkolen BHP oraz polityki antydyskryminacyjne i antykorupcyjne
• dane kadrowe o strukturze zatrudnienia, wynagrodzeniach i rotacji

Bez jednego, uporzadkowanego miejsca przechowywania tych dokumentów, przygotowanie raportu zamienia sie w coroczne polowanie na pliki rozsiane po skrzynkach mailowych i dyskach lokalnych pracowników, którzy często juz nie pracuja w firmie w momencie audytu. Bieglemu rewidentowi trzeba wtedy pokazac nie tylko finalna liczbę, ale i cala sciezke, ktora do niej doprowadzila.

Ile trzeba przechowywać dowody ESG

Sprawozdanie zrownowazonego rozwoju jest częścią sprawozdania z działalności, które zgodnie z artykulem 74 ustawy o rachunkowosci podlega przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, liczac od początku roku nastepujacego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone. W praktyce oznacza to, ze również dokumentacja zrodlowa, na podstawie której powstal raport ESG, powinna byc dostepna przez cala te piecioletnia perspektywe, ponieważ to ona stanowi dowód w razie kontroli lub ponownego audytu przez bieglego rewidenta.

Co zrobić juz teraz

Przesuniecie terminów dla drugiej i trzeciej fali nie oznacza, ze temat mozna odlozyc na 2027 rok. Dane srodowiskowe i spoleczne za caly rok obrotowy trzeba zbierac na biezaco, a nie odtwarzac wstecz z pamieci pracowników czy z historii korespondencji mailowej sprzed dwóch lat. Firmy, które juz teraz zaczna gromadzic faktury energetyczne, umowy z dostawcami, polityki wewnetrzne i protokoly szkolen w jednym uporzadkowanym systemie z jasnym oznaczeniem dat i zrodel, unikna paniki w roku, w którym obowiązek faktycznie ich dotknie. Warto także ustalić juz teraz, do której fali dana firma należy, ponieważ od tego zależy, czy dwa lata odroczenia to komfortowy zapas czasu, czy tylko chwilowa ulga przed spietrzeniem pracy w kolejnych latach.