E-otpremnica vs E-prijemnica: Razlike, rokovi i ko šta šalje

Dva dokumenta, jedan proces

Sistem elektronskih otpremnica u Srbiji ne podrazumeva samo slanje otpremnice: uključuje i potvrdu prijema kroz e-prijemnicu. Ova dva dokumenta čine kompletnu evidenciju kretanja robe: jedan potvrđuje da je roba poslata, drugi da je primljena.

Mnogi poistovećuju e-otpremnicu i e-prijemnicu, ali to su različiti dokumenti sa različitim obavezama. U ovom članku objašnjavamo sve razlike.

Šta je e-otpremnica?

E-otpremnica je elektronski dokument koji pošiljalac kreira pre otpreme robe. Sadrži:

Podatke o pošiljaocu i primaocu
Opis robe, količinu, jedinicu mere
Podatke o prevozniku
Datum i vreme otpreme
Adresu utovara i istovara

Ključno pravilo: e-otpremnica mora biti kreirana PRE nego što roba napusti magacin.

Šta je e-prijemnica?

E-prijemnica je elektronski dokument koji primalac šalje kao potvrdu da je robu primio. Može biti:

Prihvatanje: primalac potvrđuje da je roba primljena u celosti i ispravna
Delimično prihvatanje: primljena je samo deo robe ili postoji oštećenje
Odbijanje: primalac odbija pošiljku (oštećena roba, pogrešna roba, neporučena roba)

Uporedni prikaz

Karakteristika	E-otpremnica	E-prijemnica
Ko kreira	Pošiljalac	Primalac
Kada	Pre otpreme robe	Nakon prijema robe
Rok	Pre polaska iz magacina	3 dana za fizički prijem, 8 dana za prihvatanje/odbijanje
Obavezna	Da, uvek	Da, uvek
Kazna za nepoštovanje	Do 2.000.000 RSD	Do 500.000 RSD

Rokovi za primaoca: 3 + 8 dana

Primalac ima dvostepenu obavezu:

Korak 1: Potvrda fizičkog prijema: rok 3 dana

Čim roba stigne, primalac mora u roku od 3 radna dana da u sistemu potvrdi da je roba fizički preuzeta. Ovo je jednostavna potvrda: "roba je stigla".

Korak 2: Prihvatanje ili odbijanje: rok 8 dana

Nakon potvrde prijema, primalac ima 8 dana da pošalje e-prijemnicu sa jednim od tri statusa:

Prihvaćeno: roba je kompletna i ispravna
Delimično prihvaćeno: navesti šta fali ili šta je oštećeno
Odbijeno: navesti razlog odbijanja

Tok procesa od otpreme do prijema

Pošiljalac kreira e-otpremnicu u sistemu (pre otpreme)
Roba kreće na put: vozač ima pristup e-otpremnici u MATP aplikaciji
Roba stiže kod primaoca
Primalac potvrđuje fizički prijem: u roku od 3 dana (u MAP aplikaciji ili na portalu)
Primalac šalje e-prijemnicu: prihvatanje, delimično prihvatanje ili odbijanje (u roku od 8 dana)
Pošiljalac vidi status: prihvaćeno, delimično ili odbijeno
Oba dokumenta se arhiviraju: obavezno čuvanje 10 godina

Šta se dešava kad primalac odbije robu?

Kad primalac pošalje e-prijemnicu sa statusom "Odbijeno":

Pošiljalac dobija notifikaciju o odbijanju sa razlogom
Roba se mora vratiti: za povratni transport se kreira nova e-otpremnica
Celokupan tok (originalna otpremnica + odbijanje + povratna otpremnica) ostaje u sistemu kao evidencija
Ovo je korisno za reklamacije, sporove i poreske kontrole

Šta ako primalac ne reaguje?

Ako primalac ne potvrdi prijem u roku od 3 dana ili ne pošalje e-prijemnicu u roku od 8 dana:

Primalac je u prekršaju: kazna do 500.000 RSD za pravna lica
Otpremnica ostaje u statusu "čeka potvrdu"
Pošiljalac nije odgovoran za neaktivnost primaoca
Sistem generiše upozorenja za istekle rokove

Kako DMS pomaže u upravljanju otpremnicama i prijemnicama

Automatsko kreiranje e-otpremnica iz naloga za otpremu
Praćenje statusa: vidite da li je primalac potvrdio prijem
Upozorenja za rokove: ako prijem nije potvrđen u 3 dana, dobijate alert
Povezivanje dokumenata: otpremnica + prijemnica + faktura u jednom mestu
Arhiviranje 10+ godina: svi dokumenti se automatski čuvaju u skladu sa zakonom

Zaključak

E-otpremnica i e-prijemnica su dva dela istog procesa: jedna potvrđuje otpremu, druga prijem. Oba su obavezna, oba imaju rokove i oba podležu kaznama ako se ne poštuju.

Arhivix automatizuje ceo ciklus: od kreiranja e-otpremnice do arhiviranja e-prijemnice, sa upozorenjima za sve rokove i potpunim audit trail-om.