eKarton i IZIS 2026: klinike čuvaju kartone 50 godina

Stavka o kojoj se malo priča: vaš karton je sada obaveza, a ne informacija

Zakon o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva (Sl. glasnik RS 105/2023) uveo je novu obavezu za sve zdravstvene ustanove, bez obzira na svojinski oblik. Podzakonski akt koji je sve pokrenuo u praksi jeste Pravilnik o eKartonu, ličnom zdravstvenom broju (LZB) i dostavi podataka, čija primena teče od 1. januara 2026. godine. Više od 9.400 registrovanih privatnih ordinacija u Srbiji, od opšte prakse i stomatologije do polispecijalističkih klinika, mora da poveže svoj informacioni sistem sa Integrisanim zdravstvenim informacionim sistemom (IZIS) i da predaje kartone u definisanom formatu.

Ovo nije administrativni rebrending papirnog kartona. Elektronski karton je pravni dokument, mora da zadrži dokaznu vrednost tokom čitavog roka čuvanja i mora da bude dostupan zdravstvenom inspektoru, revizoru CROSO, ali i pacijentu preko portala eZdravlje.

LZB: lični zdravstveni broj kao okosnica integracije

LZB je obavezan identifikator pacijenta u IZIS-u. Od 1. januara 2026. godine privatna klinika ne sme da otvori novi elektronski karton bez dodeljenog LZB-a. U praksi to znači tri stvari. Prvo, vaš IS mora da zove IZIS servis za validaciju i dodelu LZB-a. Drugo, svaki zapis u kartonu (pregled, nalaz, recept, uput) mora da nosi LZB. Treće, u trenutku slanja podataka u IZIS, taj LZB mora biti očuvan u arhivskoj kopiji, inače dokument gubi vezu sa pacijentom i sa njim i dokaznu vrednost.

Mnoge privatne ordinacije su integraciju sa IZIS-om odlagale još od 2024. godine. Ministarstvo zdravlja i Kancelarija za informacione tehnologije sada sprovode sistematski obilazak, a zdravstveni inspektor u nedostatku integracije može da naloži privremeni zastoj u izdavanju recepata na teret RFZO.

Koliko dugo se čuva šta

Kategorizacija rokova čuvanja pod Pravilnikom o bližim uslovima o načinu i rokovima čuvanja zdravstvene dokumentacije nije promenjena, ali je sada digitalizovana i zavisi od integriteta elektronskog zapisa. Ključni rokovi:

• Karton pacijenta, ambulantni pregled, dnevnik poseta: 10 godina od poslednjeg unosa
• Medicinska dokumentacija u vezi sa bolestima od većeg javno-zdravstvenog značaja i onkologija: 50 godina
• Stomatološki karton sa rendgenskim snimcima: 30 godina
• Dokumentacija matičnih ćelija, reproduktivna medicina, genetika: trajno
• Nalazi patohistologije i citologije: 30 godina
• Porodilišta i neonatologija: 50 godina

Kada se LZB jednom veže za karton, taj karton se čuva sve do isteka najdužeg primenljivog roka. U praksi za većinu pacijenata to znači da baza realno raste trajno, jer novi zapisi produžavaju važnost starijih.

Šta inspekcija traži u 2026. godini

Zdravstvena inspekcija, koja se oslanja i na Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020), u toku 2026. godine proverava četiri stavke bez kojih kontrola neće proći:

1. Dokaz o integraciji sa IZIS-om i o redovnoj dostavi podataka u definisanim vremenskim prozorima
2. Arhivsku kopiju elektronskog kartona koja je odvojena od operativne baze i zaštićena od izmena
3. Žurnal pristupa i izmena, sa identifikacijom svakog korisnika koji je čitao ili menjao zapis
4. Plan interne arhive sa listom kategorija registraturskog materijala i rokovima čuvanja

Kazne za povredu obaveza iz Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji idu do 1.000.000 dinara za pravno lice i do 100.000 dinara za odgovorno lice, dok kazne po Zakonu o arhivskoj građi mogu da dostignu 2.000.000 dinara za pravno lice. Zbirno, izostanak integracije sa IZIS-om i neuredno arhivirano stanje lako postaje kazna od nekoliko hiljada evra uz zastoj u poslovanju.

Zamke koje najčešće viđamo u privatnim klinikama

Prva zamka je oslanjanje na operativni IS kao arhivski sistem. Softver za zakazivanje i fakturisanje nije isto što i arhiva sa dokaznom vrednošću. Drugi problem je čuvanje snimaka (RTG, UZ, MRT) na radnom serveru bez nezavisne rezervne kopije. U slučaju sajber incidenta ili fizičkog kvara, gubi se ne samo sadržaj već i dokaz o datumu nastanka snimka. Treći problem je odsustvo pisanog roka čuvanja za svaku kategoriju dokumenta: kada inspektor pita zašto se u arhivi još uvek nalazi karton preminulog pacijenta iz 2018. godine, odgovor mora da bude iz plana arhiviranja, ne iz pamćenja.

Privatne klinike koje u 2026. godini pređu na strukturirano elektronsko arhiviranje sa heš-lancem integriteta ne samo da prolaze inspekciju bez zamerki, već dobijaju i operativni alat: brzo izvlačenje kartona na zahtev pacijenta, što Zakon o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL) nalaže u roku od 30 dana.