Migracija na DMS: kako prebaciti postojeće dokumente
Najveći strah pri prelasku na DMS: „Šta sa postojećim dokumentima?" Evo vodiča za bezbolnu migraciju.
Strah broj 1: „Imamo hiljade dokumenata"
Svaka firma koja razmišlja o DMS-u ima isti strah: „Kako ćemo prebaciti sve dokumente sa servera, iz mejla, iz fascikli?" Odgovor: ne morate sve odjednom.
Korak 1: Inventar postojećih dokumenata
Pre migracije, napravite inventar:
- Koliko dokumenata ukupno (procena po folderima)?
- Gde su: deljeni folder, mejl, papir, cloud?
- Koji formati: PDF, Word, Excel, skenirani?
- Koji se aktivno koriste, a koji su arhivski?
Korak 2: Prioritizacija
- Novi dokumenti (odmah): Od dana uvođenja, sve novo ide u DMS
- Aktivni dokumenti (nedelja 1-2): Ugovori u toku, tekući projekti
- Zakonski obavezni (nedelja 2-4): Poreska dokumentacija, kadrovska
- Arhivski (mesec 2-3): Starija dokumentacija, po prioritetu
Korak 3: Bulk upload
Za velike količine: drag & drop celih foldera. DMS preuzima postojeću strukturu foldera i automatski primenjuje OCR na skenirane dokumente.
Korak 4: AI tagovanje
AI automatski prepoznaje tip dokumenta, datum, partnera. Metapodaci se dodaju automatski, vi samo proverite i ispravite greške.
Korak 5: Paralelni rad
Tokom migracije, stari i novi sistem rade paralelno. Novi dokumenti idu u DMS. Stari se postepeno prebacuju. Kad je sve migrirano, gasi se stari sistem.
Vremenski okvir
| Faza | Trajanje |
|---|---|
| Priprema i inventar | 1-2 dana |
| Postavljanje DMS-a | 1 dan |
| Migracija aktivnih dokumenata | 1-2 nedelje |
| Paralelni rad | 2-4 nedelje |
| Kompletna migracija | 1-3 meseca |
Zaključak
Migracija na Arhivix ne znači prekid u radu. Počnite sa novim dokumentima odmah, stare migrirajte postepeno. Bulk upload, AI tagovanje i OCR čine proces bezbolnim. Probajte besplatno.
