Uvođenje DMS-a: korak po korak implementacija

Zašto implementacija ne mora biti bolna

Najveći strah od uvođenja DMS-a: „Kako ćemo prebaciti sve dokumente?", „Zaposleni neće hteti da koriste novi sistem", „Bićemo paralisani nedeljama". Ništa od toga ne mora biti istina, ako pratite pravi proces.

Korak 1: Audit postojeće dokumentacije

Pre uvođenja, napravite popis: koliko dokumenata imate, gde su (server, mejl, papir), koji se aktivno koriste, koji su arhivski. Ovo traje 1-2 dana i daje jasnu sliku stanja.

Korak 2: Definisanje strukture

Odredite kategorije: fakture, ugovori, kadrovska, projekti, korespondencija. Definišite ko ima pristup čemu. Postavite rokove čuvanja. DMS vam pomaže sa predefinisanim šablonima za srpsko tržište.

Korak 3: Postavljanje korisnika i uloga

Definišite uloge: admin, računovođa, direktor, zaposleni. Svaka uloga ima definisana prava: šta može da vidi, menja, briše, deli.

Korak 4: Migracija dokumenata

Ne migrirajte sve odjednom. Počnite sa novim dokumentima: od danas, sve ide u DMS. Stare dokumente migrirajte postepeno, prioritetom: aktivni ugovori > tekuća godina > prethodne godine.

Korak 5: Obuka zaposlenih

Obuka ne treba da traje satima. Ako je DMS intuitivan, 30 minuta je dovoljno. Ključ: pokažite zaposlenima kako im DMS štedi vreme, ne kako je komplikovan.

Korak 6: Go-live i praćenje

Prvih 2 nedelje: intenzivna podrška. Pratite ko koristi sistem, ko ne. Rešavajte probleme odmah. Nakon mesec dana, sistem postaje rutina.

Najčešće greške pri implementaciji

• Pokušaj migracije svih dokumenata odjednom: paralizuje firmu
• Nema obuke: zaposleni se vraćaju na staro
• Previše komplikovana struktura: jednostavnije je bolje
• Nema „šampiona" u timu: treba vam jedna osoba koja gura implementaciju

Zaključak

Arhivix se implementira za 1-2 dana. Intuitivni interfejs, predefinisani šabloni za srpsko tržište, obuka uključena. Počnite sa novim dokumentima danas, stare migrirajte postepeno. Probajte besplatno.