Audit trail: zašto je evidencija pristupa dokumentima obavezna
Ko je pristupio dokumentu? Ko ga je izmenio? Ko ga je obrisao? Bez audit trail-a, nemate odgovore na ova pitanja.
Šta je audit trail?
Audit trail je automatska evidencija svih aktivnosti vezanih za dokumente: ko je pristupio, ko je izmenio, ko je preuzeo, ko je obrisao, kada i sa koje lokacije. To je „crna kutija" vašeg sistema za upravljanje dokumentima.
Zašto je audit trail obavezan?
- ZZPL (Zakon o zaštiti podataka o ličnosti): morate znati ko je pristupio ličnim podacima
- Zakon o arhivskoj građi: integritet dokumenata mora biti dokaziv
- ISO standardi: ISO 27001 zahteva evidenciju pristupa
- Poreska kontrola: inspektor može tražiti dokaz da dokument nije menjan
Šta audit trail beleži?
| Aktivnost | Podaci koji se beleže |
|---|---|
| Pristup dokumentu | Korisnik, vreme, IP adresa |
| Izmena dokumenta | Korisnik, vreme, šta je promenjeno |
| Preuzimanje | Korisnik, vreme, format preuzimanja |
| Brisanje | Korisnik, vreme, razlog (ako je naveden) |
| Deljenje | Korisnik, primalac, nivo pristupa |
Praktični primeri
Primer 1: Zaposleni tvrdi da nije video ugovor: audit trail pokazuje da je otvorio dokument 3 puta.
Primer 2: Inspekcija traži dokaz da faktura nije menjana: audit trail potvrđuje integritet od momenta kreiranja.
Zaključak
Arhivix automatski beleži svaku aktivnost nad dokumentima. Kompletna evidencija pristupa, izmena i brisanja, bez dodatnog rada. Zakonska usklađenost iz kutije. Probajte besplatno.
