Odgovorno lice za zaštitu registraturskog materijala: Ko to može biti i šta radi

Zakonska obaveza imenovanja odgovornog lica

Prema članu 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS", br. 6/2020), svaki stvaralac i imalac registraturskog materijala dužan je da odredi odgovorno lice za zaštitu registraturskog materijala i arhivske građe.

Ovo nije opcija: to je zakonska obaveza za sve firme, preduzetnike, institucije i organizacije u Srbiji.

Ko može biti odgovorno lice?

Zakon ne propisuje konkretne kvalifikacije, ali u praksi to je obično:

• Direktor ili vlasnik: u malim firmama najčešće sam direktor
• Administrativni radnik: sekretar, office menadžer
• Pravnik firme: ako ga firma ima
• Zaposleni u arhivi: u većim firmama
• Računovođa: često u praksi, mada ne idealno jer već ima puno obaveza

Bitno je da je to zaposleno lice u firmi: ne može biti neko spolja (osim u slučaju uslužnog arhiviranja).

Koje su obaveze odgovornog lica?

Odgovorno lice je zaduženo za:

1. Vođenje arhivske knjige

Uredno popunjavanje arhivske knjige tokom cele godine i predaja nadležnom arhivu do 30. aprila.

2. Primena Liste kategorija

Pravilna klasifikacija dokumentacije prema usvojenoj Listi kategorija registraturskog materijala.

3. Čuvanje dokumentacije

Obezbeđivanje adekvatnih uslova za čuvanje: odgovarajuća prostorija, temperatura, zaštita od vlage i požara.

4. Procedura uništavanja

Priprema spiskova dokumentacije za uništavanje, podnošenje zahteva za saglasnost arhivu, sprovođenje postupka uništavanja.

5. Komunikacija sa nadležnim arhivom

Kontakt sa teritorijalno nadležnim arhivom: predaja arhivske knjige, dobijanje saglasnosti, odgovaranje na zahteve.

6. Priprema za inspekciju

Održavanje svih dokumenata i evidencija u stanju spremnom za eventualnu kontrolu arhivske inspekcije.

Kako formalno imenovati odgovorno lice?

Imenovanje se vrši internom odlukom ili rešenjem koje potpisuje direktor ili ovlašćeno lice firme. Dokument treba da sadrži:

• Ime i prezime imenovanog lica
• Radno mesto/pozicija
• Datum imenovanja
• Opis obaveza
• Zakonski osnov (član 9. Zakona)
• Potpis direktora i pečat firme

Ova odluka se čuva trajno i pokazuje se arhivskoj inspekciji na zahtev.

Šta ako firma nema imenovano odgovorno lice?

Nepostojanje imenovanog odgovornog lica je prekršaj prema Zakonu. Kazne su iste kao za ostale prekršaje u vezi sa arhivskom građom:

• Pravna lica: 50.000-2.000.000 RSD
• Odgovorna lica: 5.000-150.000 RSD

Praktični saveti

1. Imenujte osobu koja ima vremena: ovo je realna obaveza sa konkretnim zadacima, ne samo formalnost
2. Omogućite obuku: nadležni arhivi često organizuju besplatne obuke za odgovorna lica
3. Koristite softver: DMS sistem dramatično smanjuje obim posla odgovornog lica
4. Planirajte zamenu: ako odgovorno lice napusti firmu, odmah imenujte novo

Zaključak

Imenovanje odgovornog lica za zaštitu registraturskog materijala je jedna od prvih obaveza svake firme prema Zakonu o arhivskoj građi. Ovo lice je stub celokupnog sistema upravljanja dokumentacijom.

Arhivix znatno olakšava posao odgovornog lica: automatizuje arhivsku knjigu, prati rokove čuvanja, kategorizuje dokumentaciju i generiše izveštaje. Umesto ručnog vođenja evidencije, odgovorno lice koristi sistem koji radi za njega. Probajte besplatno.